Sie können HelpRange verwenden, um Dateitypen zu speichern und zu teilen: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Bilder (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Text (rtf, txt), Tabellenkalkulation (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Was ist das Hochladelimit für die Dateigröße von Dokumenten?
Derzeit liegt das Standardlimit bei 80 MB. Wenn Sie größere Dokumente hochladen möchten, kontaktieren Sie uns bitte.
3. Was sind Links zu Dokumentdateien?
Sie ermöglichen den Zugriff auf Dokumentdateien in HelpRange über freigegebene Links. Sie können so viele solcher Links für eine bestimmte Dokumentdatei erstellen, wie Sie möchten. Jeder dieser Links kann vom Benutzer/der Gruppe, der/die ihm zugewiesen ist, gekennzeichnet werden. So können Sie nachverfolgen, wer genau Ihr Dokument geöffnet und angesehen hat.
4. Wie funktioniert die Dokumentenverfolgung?
Sie laden Ihr Dokument in HelpRange hoch und wir geben Ihnen einen sicheren Link zu diesem Dokument, den Sie teilen können. Wenn ein Benutzer den gegebenen Link in einem Browser öffnet, kann er/sie es anzeigen oder herunterladen (falls Sie die Möglichkeit zum „Herunterladen & Drucken“ nicht deaktiviert haben). Wenn es im Browser angezeigt wird, können wir Nutzungsstatistiken verfolgen (Heatmaps, gelesene Seiten, IP-Adresse, verwendeter Browser und mehr...) und Ihnen all dies in Form von Analysestatistiken in HelpRange anzeigen. Wenn Sie den Dokumentdownload erlauben, können wir das heruntergeladene Dokument nicht kontrollieren und verfolgen, da es sich nur um eine Datei handelt.
5. Wie bearbeitet man hochgeladene Dokumentdateien (z. B. nachdem Sie die Senden-Taste gedrückt haben)?
Das ist ganz einfach: Sie laden einfach eine Dokumentdatei mit demselben Namen in dasselbe Verzeichnis hoch oder klicken auf das Symbol, um die aktualisierte Version hochzuladen.
Schutz
6. Wie verhindert HelpRange, dass Personen Dokumente herunterladen/kopieren/drucken können?
Da Sie Ihr Dokument in HelpRange hochgeladen haben, bieten wir Ihnen zahlreiche Zugriffskontrollen über Ihr Dokument. Zunächst können Sie die Möglichkeit Herunterladen & Drucken für Ihr Dokument deaktivieren. Auf diese Weise erlauben Sie dem Benutzer, Ihr Dokument nur über Ihren Link anzusehen, sodass Sie die Zugriffskontrollen nicht verlieren und eine weitere HelpRange-Funktion nutzen können: die Möglichkeit, den Zugriff auf den gegebenen Dokumentenlink jederzeit zu widerrufen. Sie können die Möglichkeit, Ihren Link an andere Benutzer weiterzuleiten, deaktivieren und vieles mehr. Sie müssen jedoch wissen, dass keine Methode, um zu verhindern, dass Ihre Materialien kopiert werden, perfekt ist. Daher können wir nicht garantieren, dass Ihr Dokument nicht kopiert wird. Zum Beispiel können wir uns eine Situation vorstellen, in der Ihr Dokument durch Erstellen von Screenshots des Bildschirms, auf dem Ihr Dokument angezeigt wird, kopiert wird (aber auch für diesen Fall bietet HelpRange eine Lösung: Screenshot-Maske).
7. Wie können Dokumente sicher mit einer gegebenen E-Mail-Adresse oder Liste von E-Mail-Adressen geteilt werden (private Datenräume)?
Bitte gehe auf die Registerkarte Data Rooms. Hier kannst du Gäste (als E-Mail-Adressen) hinzufügen, die außerhalb deiner Organisation sind. Du kannst ihnen problemlos den Zugriff auf Dokumente zuweisen und kontrollieren. Jedes Mal, wenn du einem bestimmten Gast ein Dokument zuweist, sendet HelpRange eine E-Mail mit einem Link, bei dem sich die Gäste authentifizieren müssen (mittels eines Einmalpassworts, das an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird), um die zugewiesenen Dokumente anzusehen. Diese Gäste können deine Schüler, Personen, die für deine Materialien bezahlt haben, und so weiter sein. Nur Admins können den Zugang zu Dokumenten für Gäste kontrollieren.
8. Wie kann man das Weiterleiten Ihrer Dokumente deaktivieren?
Sie können den spezifischen Dokumentslink nur mit einem einzelnen Benutzer teilen. Es gibt zwei Optionen: eine Möglichkeit ist, das „Weiterleiten deaktivieren“ für einen gegebenen Dokumentslink einzurichten. Dadurch kann nur der erste Benutzer, der ihn öffnet, ihn erneut öffnen, und jeder andere Benutzer, der diesen Link öffnen möchte, wird blockiert (einschließlich des Eigentümers der Datei). Wenn Sie der Eigentümer der Datei sind, sollten Sie den gegebenen Dokumentslink nicht öffnen, da das Teilen dieses Links mit anderen Benutzern nicht funktionieren wird. Um das Weiterleiten eines Dokumentslinks zu deaktivieren, gehen Sie bitte zur Zugriffskontrolle für eine gegebene Dokumentdatei und setzen Sie „Weiterleiten nicht erlauben“ für den gegebenen Link. Wir deaktivieren das Weiterleiten von Dokumentslinks basierend auf den Geräteeigenschaften, auf denen der Link zum ersten Mal geöffnet wurde. Eine andere Möglichkeit ist, die Funktion „Datenräume“ zu verwenden. Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumente nur mit Gästen (E-Mail-Adressen) außerhalb Ihrer Organisation teilen. Jeder Gast muss sich über Einmalkennwörter authentifizieren, um auf die Dokumente zuzugreifen.
9. Wie funktioniert das Festlegen des Ablaufdatums für ein Dokument in HelpRange?
Es ist einfach: Sie setzen ein Ablaufdatum für einen bestimmten Link Ihrer Dokumentdatei. Nach dem Ablaufdatum wird der Link ablaufen, sodass niemand, der über diesen Link auf Ihr Dokument zugreifen möchte, dies tun kann.
10. Wie kann ich sicherstellen, dass niemand außer Personen aus einer bestimmten Gruppe mein Dokument einsehen wird?
Eine 100%ige Sicherheit kann es nie geben. Aber wir bieten viele Methoden an, um nur einer bestimmten Gruppe von Personen den Zugriff auf Ihre Materialien zu ermöglichen. Neben der Deaktivierung der Download & Druck-Funktion können Sie Ablaufdaten setzen, Passcodes verwenden oder den Zugriff nur für Nutzer mit einer bestimmten IP-Adresse erlauben.
11. Wie kann ich verhindern, dass mehrere Benutzer auf einen freigegebenen Dokumentlink zugreifen?
Dies ist einfach in HelpRange. Sie stellen nur ein - Nur ein Benutzer kann gleichzeitig anzeigen - für den gegebenen Link. Es sollte die Anzahl der Benutzer, die auf einen bestimmten Link zugreifen, auf eins begrenzen.
Leads-Generierung
12. Kann ich HelpRange für die Lead-Generierung (E-Mails, Telefonnummern usw.) verwenden, damit meine Dokumente als Lead-Magneten fungieren?
Ja, das kannst du. Du kannst nach der E-Mail, der Telefonnummer oder anderen Informationen der Nutzer fragen, bevor sie dein Dokument ansehen (gehe zu Zugriffskontrollen und aktiviere Landing Page anzeigen). Um deine Landing Page anzupassen, gehe zu Landings, baue deine Landing Page und nutze sie dann, indem du in deinen Verzeichniseinstellungen die Vorlage für die Landing Page auswählst. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, kannst du dein eigenes benutzerdefiniertes HTML-Zustimmungsfeld bereitstellen, das unter unserem Kontrollkästchen verwendet wird (du kannst deine eigene Vorlage in deinen Einstellungen festlegen, aber du musst Admin des Teams sein). Außerdem kannst du die gesamte Liste der bereitgestellten E-Mails, Telefonnummern usw. als CSV-Datei für einen bestimmten Link herunterladen. Darüber hinaus kannst du einen eigenen benutzerdefinierten Domainnamen verwenden, indem du zu deinen Profileinstellungen gehst und auf Domain festlegen klickst. Außerdem kannst du Anforderungen an die bereitgestellten Nutzerinformationen stellen, du kannst eine geschäftliche E-Mail verlangen, du kannst überprüfen, ob die angegebene E-Mail tatsächlich dem Nutzer gehört (HelpRange kann dem Nutzer zum Verifizierung einen OTP-Code senden), du kannst eine Telefonnummer verlangen und vieles mehr ....
13. Kann ich meine eigene Sprache als Sprache der Landingpage verwenden?
Ja, das können Sie. Sie können Übersetzungen für Texte auf der Landingpage in den Profileinstellungen bereitstellen. Dies tun Sie, indem Sie ein JSON-Wörterbuch wie zum Beispiel (für Polnisch) bereitstellen. {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analytik & Nachverfolgung
14. Wie kann man nachverfolgen, wer ein bestimmtes Dokument geöffnet hat?
Es gibt drei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, einen dedizierten Link für einen bestimmten Benutzer/eine bestimmte Gruppe zu erstellen. Die zweite Möglichkeit ist, Abfrageparameter zum gegebenen Dokumentenlink hinzuzufügen. Zum Beispiel, wenn Ihr Link https://www.helprange.com/view/somelinkid lautet, können Sie beispielsweise den Abfrageparameter ?user=someid hinzufügen, um https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid zu teilen. Die letzte Möglichkeit besteht darin, nach der E-Mail, Telefonnummer oder anderen Informationen der Benutzer zu fragen, bevor sie Ihr Dokument anzeigen (gehen Sie zu Zugangskontrollen und aktivieren Sie Landing Page anzeigen). Um Ihre Landing Page anzupassen, gehen Sie zu Landings, erstellen Sie Ihre Landing Page und verwenden Sie sie dann, indem Sie Landing Page Template in Ihren Verzeichniseinstellungen auswählen. Darüber hinaus können Sie die gesamte Liste der bereitgestellten E-Mails, Telefonnummern usw. als CSV-Datei für einen bestimmten Link herunterladen.
15. Kann ich die Anzahl der Ansichten für ein bestimmtes Linkdokument begrenzen?
Ja, das ist sehr einfach in HelpRange: Gehen Sie zu Zugangskontrollen und geben Sie Ihr gewünschtes Ansichtslimit für den angegebenen Link an.
16. Was ist Engagement-Score?
Der Engagement-Score ist eine grobe Schätzung, wie engagiert ein bestimmter Benutzer war, als er ein Dokument angesehen hat. Grundsätzlich wird er als Verhältnis der Anzahl der Seiten berechnet, die der Benutzer für mindestens einige Sekunden betrachtet hat, zur Gesamtanzahl der Seiten. Dieses Verhältnis wird jedoch durch die Gesamtanzahl der Seiten des jeweiligen Dokuments normalisiert, sodass es einfacher ist, eine bestimmte Menge an Punkten pro Seite für längere Dokumente zu vergeben. Der Höchstwert beträgt 100.
17. Wie werden Heatmaps generiert?
Heatmaps werden basierend auf Mausbewegungen, Scrollen und Mausklicks erzeugt. Rote Punkte markieren Klicks. Lila Bereiche bedeuten, dass der Benutzer einige Zeit im gegebenen Bereich verbrachte, Rot bedeutet einen Klick, Gelb ist nur eine Begrenzung von Lila, es bedeutet nicht viel, dasselbe gilt für Grün. Aggregierte Heatmaps befinden sich auf der Statistikseite, einzelne auf den Aufzeichnungen.
Markenbildung
18. Wie verwende ich meine eigene benutzerdefinierte Domain für Datei-Links?
Sie können einen eigenen benutzerdefinierten Domänennamen mit SSL/TLS-Protokollschutz (Https) verwenden. Sie müssen zu Ihren Profileinstellungen gehen und auf Domäne festlegen klicken. Diese Option funktioniert nur für abonnierte Konten.
19. Wie bettet man ein Dokument auf Ihrer Website ein, um Ihre eigene Domain zu verwenden?
Sie können Ihre Domain nutzen, indem Sie den Dokumentenlink auf Ihrer Website einbetten. Gehen Sie bitte zu Zugriffskontrolle für das angegebene Dokument und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einbetten. Hier können Sie den angegebenen Einbettungscode auf Ihrer Website für Ihre benutzerdefinierte URL kopieren/einfügen. Aber Sie können auch Ihre eigene benutzerdefinierte Domain ohne Einbindung des Betrachters auf Ihrer Website verwenden. Dazu müssen Sie zu Ihren Profileinstellungen gehen und auf Domain festlegen klicken. Diese Option funktioniert nur für abonnierte Konten.
Screenshot-Verhinderung
20. Wie kann ich verhindern, dass Leute Screenshots von meinem Dokument machen?
Dies ist sehr einfach in HelpRange. Sie müssen nur Ihren Link unter Zugriffskontrollen bearbeiten und das Kontrollkästchen Screenshot-Schutz oder Screenshot-Maske aktivieren. Wenn Sie Screenshot-Schutz wählen, müssen Ihre Benutzer die App auf Android, iPhone oder iPad installieren, um Ihre Dokumente anzusehen. Im Falle der Screenshot-Maske verhindern Sie, dass Personen Fotos Ihrer Dokumente machen, da Benutzer nur einen Teil Ihres Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt sehen. Sie können die Größe der Maske in den Admin-Profil-Einstellungen anpassen. Sie können auch die Opazität des Maskenbereichs in den Admin-Profil-Einstellungen anpassen. Sie können auch die Form Ihrer Screenshot-Maske von Rechteck zu Kreis ändern. Gehen Sie bitte zu den Profileinstellungen und aktivieren Sie die Kreis-Maske.
Wasserzeichen
21. Wie aktiviert man das Wasserzeichen für ein bestimmtes Dokument oder Verzeichnis?
Das ist in HelpRange ganz einfach. Sie müssen nur Ihren Link in den „Zugriffskontrollen“ bearbeiten und das Kontrollkästchen „Wasserzeichen aktivieren“ aktivieren. Alternativ können Sie dies auch für ein gesamtes Verzeichnis tun, indem Sie das Kontrollkästchen „Wasserzeichen aktivieren“ in den „Zugriffskontrollen“ des Verzeichnisses aktivieren. Wasserzeichen funktionieren derzeit nur für PDF-Dokumente. Sie können dynamische Wasserzeichen aktivieren. Das bedeutet, dass das Wasserzeichen automatisch je nach dem Label des Links zu Ihrem Dokument oder der E-Mail-Adresse des Gastes, der in Ihrem Datenraum verwendet wird, sowie dem Datum der Dokumentenöffnung generiert wird. So wird die Sicherheit Ihrer Dokumente noch weiter erhöht. Sie können dynamische Wasserzeichen in Ihren Profileinstellungen aktivieren.
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